- Vor Ort
17.03.2026
E-Rechnung: Automatisierte Rechnungsverarbeitung im ERP
Die EU hat das Ziel ausgerufen bis 2030 ein digitales Meldesystem für transnationale Geschäfte zu schaffen. Die E-Rechnung ist ein wichtiger Meilenstein bei diesem Vorhaben. In Deutschland gilt die Pflicht zur Nutzung der E-Rechnung ab dem 01.01.2027. Sie ist aber mehr als nur eine gesetzliche Pflicht, denn richtig eingesetzt kann sie Ihnen erhebliche Vorteile bringen.
Kurz und Knapp - diese Vorteile kommen mit der E-Rechnung:
- Automatisieren Sie Ihre End-to-End Prozesse von der Bestellung bis zur Zahlung ("Procure-to-Pay") und vom Angebot bis zur Rechnungstellung ("Order-to-Cash")
- Eliminieren Sie Flüchtigkeitsfehler durch Automatisierung und weniger manuelle Arbeit
- Sie gewinnen mehr Zeit für strategisch wertvolle Themen und verwenden weniger Zeit für einfache Sachbearbeitung
- Ihre Mitarbeitenden werden im Tagesgeschäft entlastet
- Sie erfüllen die gesetzlichen Anforderungen
Hendrik Heinemann, Lead Software Consultant bei ORDAT, informiert zu den Hintergründen der E-Rechnung
Die gängigen nationalen E-Rechnungsformate sind ZUGFeRD, XRechnung und der EDI Standard, in anderen Ländern sind allerdings auch andere Formate gängig.
Standardisiertes Hybridformat aus maschinenlesbarer XML-Datei und normal lesbarer PDF-Datei. Kann von Menschen und Systemen verarbeitet werden und wird vorrangig im B2B verwendet. Abbildbar mit dem Addon zu ORDAT.ERP finanzen: ZUGFeRD 2.4 2.000 versenden im Verkauf. ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland.
Rein maschinenlesbares Format. Kann von Menschen ohne weitere Hilfsmittel nicht verarbeitet werden. Standard im B2G. Abbildbar mit dem Addon zu ORDAT.ERP finanzen: X-Rechnung (3.0.1) versenden im Verkauf.
EDI kann zwischen den Parteien als Standard vereinbart werden, sofern die Daten in ein anerkanntes E-Rechnungsformat umgewandelt werden können. Diese Variante ist über das ORDAT EDI-Modul abbildbar.
Andere unstrukturierte, nicht-maschinenlesbare Formate wie z.B. reine PDF-Dateien reichen nicht für die Anforderungen der E-Rechnungspflicht aus. Verschiedene Länder der EU haben eigene Standards bei der E-Rechnung, wodurch es international auch andere Formate geben kann. Der gewählte Standard muss aber in jedem Fall der EN 16931 entsprechen, die entsprechende Kompatibilität gewährleistet.
Grundlagen für die automatisierte Rechnungsprüfung
Die E-Rechnungspflicht umzusetzen ist technisch gesprochen erstmal einfach: Sie müssen Rechnungen nur in einem der genannten Formate versenden, empfangen und verarbeiten können. Das kann Ihr ORDAT.ERP mit den passenden Addons leisten und Sie erfüllen zunächst die rechtlichen Standards – und die Grundvoraussetzung für alle weiteren Schritte.
Wie funktioniert die automatisierte Rechnungsprüfung und -stellung und was sind Ihre Vorteile?
Durch das maschinenlesbare Rechnungsformat können die Rechnungsdaten nun automatisch vom ERP-System ausgelesen und mit anderen dort hinterlegten Informationen, beispielsweise mit den Bestelldaten und Wareneingangsdaten, abgeglichen werden. Eine manuelle Rechnungsprüfung ist dann z.B. nur noch bei Abweichungen nötig. Der Genehmigungsprozess für eine Rechnung kann also bis zur Freigabe automatisiert werden. Und danach kann zusätzlich noch automatisch eine revisionssichere Speicherung des Dokuments und des Übertragungsmediums in einem Dokumenten Management System (DMS) erfolgen. ORDAT.ERP finanzen ist offen für die Integration beliebiger DMS-Systeme.
Auch in der Rechnungsstellung bringt die E-Rechnung Vorteile: Z.B. lassen sich die Daten aus im System erstellten Angeboten automatisiert in ein E-Rechnungsformat bringen, versenden und wiederum in einem DMS archivieren - nahezu ohne manuellen Aufwand.
Rechnungen werden also schneller und mit weniger Fehlern geprüft, freigegeben oder gestellt, sodass sich die Arbeitsbelastung der Sachbearbeitenden reduziert. Gleichzeitig sinken in vielen Fällen die Anzahl der Rechnungskorrekturen und die Aufwände für das Mahnwesen. Das bedeutet für Sie: Ihre Mitarbeitenden haben mehr Zeit, um sich strategisch wertvollen Themen zu widmen.
Sie möchten prüfen, wie sich Ihre Rechnungsprozesse automatisieren lassen und welche Potenziale das für Sie hat?
Hendrik Heinemann
Lead Consultant
e-Rechnungs Experte
Die Vorteile am Beispiel der Rechnungseingangprüfung im Detail:
1. Automatisierung und Effizienz:
Manuelle Eingaben entfallen, und alle Prozesschritte – von der Bestellung bis zur Zahlung – werden nahtlos miteinander verknüpft. Dies reduziert Fehler und erhöht die Verarbeitungsgeschwindigkeit.
3. Schnellere Zahlungsabwicklung:
Die Automatisierung ermöglicht eine schnellere Bearbeitung von Rechnungen und Zahlungen, wodurch die Liquidität verbessert und Lieferantenbeziehungen gestärkt werden.
5. Compliance und Sicherheit:
E-Rechnungen erfüllen die gesetzlichen Vorgaben und schützen Unternehmen durch digitale Signaturen und Verschlüsselung vor Fehlern, Betrug und Bußgeldern.
2. Kostenersparnis:
Weniger manueller Aufwand, kürzere Bearbeitungszeiten und die Vermeidung von Papierarbeit führen zu erheblichen Kosteneinsparungen.
4. Transparenz und Nachverfolgbarkeit:
Durch die digitale Verarbeitung können alle Schritte im P2P-Prozess überwacht werden, was die Nachverfolgbarkeit und Kontrolle enorm verbessert.
6. Ressourcenshonend:
Die Digitalisierung des Rechnungsmanagements trägt erheblich zur Reduktion des Papierverbrauchs bei.
FAZIT
Auch wenn die E-Rechnung von vielen nur als rechtliche Pflicht angesehen wird, kann Sie Ihr Unternehmen doch auch anderweitig voran bringen: In Kombination mit den Daten aus dem ERP-System schaffen sie effiziente, sichere und zukunftsfähige Rechnungsworkflows.
Haben Sie weitere Fragen oder benötigen Sie Unterstützung bei der Implementierung von E-Rechnungen und Procure-to-Pay-Prozessen in Ihrem Unternehmen? Wir stehen Ihnen gerne beratend zur Seite.
