Digitaler Arbeitsplatz
Digitaler Arbeitsplatz

Wie digital ist eigentlich Ihr Homeoffice?

Aktuell arbeiten die Mitarbeiter vieler Unternehmen im Homeoffice. Dank der zur Verfügung stehenden Technologien ist das meistens kein Problem. Aber, sicherlich fragen Sie sich auch, wie komme ich jetzt eigentlich an meine Rechnungen damit diese ordnungsgemäß verbucht werden, wie beantrage ich meinen Urlaub oder die Kurzarbeit? Denn, der Kontakt zu Kunden, Lieferanten und Kollegen ist derzeit, wenn überhaupt, nur sehr eingeschränkt möglich. Auf dem Postweg dauert das alles viel zu lange. Genau hier, im Homeoffice, merken wir was „Digitalisierung“ im Arbeitsalltag eigentlich bedeutet.

Obwohl viele Unternehmer mittlerweile schon ganz schön genervt sind von dem Thema Digitalisierung - denn wo bitte genau liegt jetzt eigentlich genau der praktische Nutzen? - profitieren wir bei ORDAT in vollem Umfang von unseren digitalisierten Geschäftsprozessen.

Wir sehen Digitalisierung als „Ganzheitliches“ die den gesamten Geschäftsprozesse betrifft und genau hier unterstützen wir Sie, die Lösung ist ganz einfach!
 

Digitalisierung im praktischen Einsatz – einfach, transparent und sicher
 

1. Webbasierter FOSS-Abwesenheitsplaner

Wie praktisch, wenn man auch unterwegs oder im Homeoffice permanenten Zugriff auf die notwendigen Informationen hat. Der web-basierte Abwesenheitsplaner ermöglicht Ihren Mitarbeitern ihre Abwesenheitsplanung, Urlaub oder auch Kurzarbeit komfortabel vom PC, Tablet oder Smartphone mit wenigen Klicks zu beantragen und zu verwalten. Der Zugriff steht 24 x 7 Tage zur Verfügung und kann somit jederzeit genutzt werden.

 

2. Digitale Genehmigungsverfahren

Genehmigen Sie eine Bestellung, eine Auftragsbestätigung oder ein Angebot u.v.m. bequem mit wenigen Klicks. Ob am Büromonitor oder per Smartphone unterwegs – jederzeit haben Sie auf die bevorzugten Funktionen Zugriff.


3. Elektronische Krankmeldung per FOSS-A

Trotz Home-Office sollen Krankmeldungen von Mitarbeitern zeitnah im HR-Bereich vorliegen. Wenn schon aktuell die Krankmeldung telefonisch beim Arzt angefordert kann, dann kann auch die Meldung an den Arbeitgeber elektronisch erfolgen. Per FOSS-App kann der Mitarbeiter seinen „gelben Schein“ abfotografieren und datenschutzkonform an den Arbeitgeber senden, ohne die Meldung mühsam per Briefpost zu versenden. Ja und die Personalabteilung hat automatisch die Meldung sofort im elektronischen Dokumentenarchiv abgelegt. Über die FOSS-Büroklammer kann natürlich jederzeit auf den Beleg zugegriffen werden.


4. Eingangsrechnung Workflow mit FOSS  

Schnelle und sichere Freigabe von Rechnungen. Diese Lösung überführt den Prozess der Erfassung, Freigabe und Buchung von Eingangsrechnungen vollständig in die digitale Welt.


5. Elektronischer Mahnlauf

Die Sicherung der eigenen Liquidität ist für jedes Unternehmen von vitalemInteresse, aber Kunden zahlen ihre Rechnungen nicht immer fristgerecht. Aber wie sollen die Mahnungen die richtigen Ansprechpartner beim Kunden zeitnah erreichen? Mit dem vollautomatischen, elektronischen Mahnlauf werden überfällige Mahnungen automatisch bei Kunden angemahnt. Und mit der Mahnung per E-Mail erhält der Kunde gleich eine Kopie der Originalrechnung zugesendet. Er spart damit zeitaufwändige Rückfragen. Die versendeten Mahnungen werden automatisch im Archivsystem abgelegt.


6. Reisekostenabrechnung über Web

Reisekosten werden inzwischen in unserem Zeitabrechnungssystem Workstamp erfasst und per WebService an FOSS zur Abrechnung für den Mitarbeiter übergeben. Dabei werden auch die Reisekostenbelege als Attachments übergeben, so dass dieser Workflow komplett papierlos ist.
Leistungen gegenüber unseren Kunden werden in Workstamp dokumentiert, wobei Reiseaufwendungen den Leistungen direkt zugeordnet werden.
Die Aufwände werden dann zusammen mit ggf. vorhandenen Reiseaufwänden und -belegen über die Kundenauftragsschnittstellen (KASN-Schnittstelle) an FOSS zur Weiterverarbeitung und Rechnungsstellung übergeben.


7. FOSS App Zeiterfassung

Mit der FOSS-App können Sie / wir die Kommt-/Geht-Buchungen für die Zeiterfassung von jedem Ort durchgeführt werden. Somit werden die rechtlichen Vorgaben des EuGH zur Arbeitszeitaufzeichnung auch im Home-Office erfüllt und eine mühsame Nacherfassung von handaufgeschriebenen Arbeitszeiten entfällt.  Außerdem kann der Arbeitgeber seiner Verpflichtung zur Einhaltung der Arbeitszeitschutzregeln zeitnah gerecht werden.


8. Workstamp Zeiterfassung – firmeninterne Digitalisierung

Unsere eigenen Arbeitszeiten erfassen wir online in Echtzeit in einem eigenentwickelten Tool. Workstamp, gerade in Zeiten des Homeoffice entfällt das Ausfüllen von Zeitbescheinigungen für Arbeitszeiten. Das spart jede Menge Zeit und jeder Mitarbeiter hat seine täglichen „Arbeitszeiten und Tätigkeiten „im Blick“.


9. Microsoft Teams 

Natürlich nicht zu vergessen, MS Teams. Dieses Tool nutzen wir schon seit einiger Zeit. Besprechungen, extern und intern, lassen sich ganz einfach planen. Bei MS Teams können alle Teilnehmer, durch die Integration in Microsoft Office in Echtzeit an gemeinsamen Dokumenten arbeiten. Das spart Zeit und fördert die Produktivität.


Fazit: Dank dieser vielfältigen digitalen Funktionen, kann man sagen, außer der Arbeitsort und dem Schreibtisch hat sich, bei den täglichen Arbeitsabläufen, rein gar nichts geändert.

Sie wollen es ganz genau wissen? Dann nehmen Sie Kontakt zu uns auf!